UYAP'ta Dosyaya Yeni Evrak Düştüğünü Nasıl Anlarsınız?

UYAP'ta dosyaya yeni evrak düştüğünü anlamanın üç yolu vardır: dosyaları UYAP Avukat Portalı'nda tek tek açıp evrak listesine bakmak, portalın kendi bildirimlerini izlemek ya da evrak listesini düzenli tarayıp yalnızca yeni eklenenleri size bildiren bir takip aracı kullanmak. Dosya sayısı arttıkça elle kontrol sürdürülemez hale gelir; otomatik takip, yeni evrakı dosya, tarih ve evrak türüyle tek listede gösterir. Yeni evrakı görmek önemlidir, çünkü bilirkişi raporu, ara karar veya karşı taraf dilekçesi çoğu zaman bir sürenin ya da işlemin başlangıcıdır.

Bu yazıda neden yeni evrak takibinin ayrı bir iş olduğunu, elle kontrolün sınırlarını, otomatik takibin nasıl çalıştığını ve büro içinde bu işi kimin, nasıl yapacağını anlatıyoruz.

Yeni evrak takibi neden önemlidir?

Yeni evrak takibi önemlidir, çünkü dosyaya giren her belge bir işlem ihtiyacı doğurabilir ve UYAP bunu size her zaman ayrıca haber vermez. Duruşma tarihleri takvimde görünür, tebligatlar UETS'ye düşer; ama karşı tarafın sunduğu bir dilekçe, müzekkere cevabı veya mahkemenin yazısı yalnızca dosyanın evrak listesinde belirir.

Yeni düşen evraklar şu sonuçları doğurabilir:

• Bilirkişi raporu: Tebliğiyle itiraz süresi başlar (HMK m.281). Raporun dosyaya girdiğini erken görmek, tebligattan önce hazırlığa başlamanızı sağlar.
• Cevap veya cevaba cevap dilekçesi: Dilekçeler aşamasında sonraki dilekçenin süresi bu belgenin tebliğine bağlıdır.
• Ara karar ve tensip zaptı: Gider avansı, delil listesi veya kesin süre içeren talimatlar barındırabilir.
• Müzekkere cevapları: Banka, tapu, SGK yanıtları delil durumunu değiştirir.
• İcra dosyasında haciz ve satış yazıları: Borçlu itirazları veya mal varlığı bilgisi işlem gerektirir.

Burada önemli bir ayrım vardır: süre, kural olarak evrakın dosyaya girdiği anda değil, size usulüne uygun tebliğ edildiği anda başlar. Yeni evrak takibi süreyi başlatmaz; ama tebligat gelmeden hazırlanmanıza ve tebligatın gözden kaçması halinde sizi uyarmaya yarar. Tebligat tarafını UYAP ve UETS tebligat takibi yazısında ayrıntılı anlattık.

UYAP'ta yeni evrak elle nasıl kontrol edilir?

Elle kontrolde UYAP Avukat Portalı'na e-imza ile girer, dosya sorgulama ekranından ilgili dosyayı açar ve evrak sekmesinde tarih sırasına göre son eklenen belgelere bakarsınız. Az sayıda dosyası olan bir avukat için bu yöntem işler; ancak her dosya için ayrı ayrı açma, listeyi okuma ve "bu evrakı daha önce gördüm mü?" sorusunu hafızadan yanıtlama gerektirir.

Elle kontrolün sınırları

1. Ölçek: Yüzlerce dosyası olan bir büroda her dosyayı haftada bir açmak bile saatler alır.
2. "Yeni" bilgisinin olmaması: Evrak listesi size neyi daha önce gördüğünüzü söylemez; karşılaştırmayı siz yaparsınız.
3. Kişiye bağımlılık: Kontrolü yapan kişi izne çıktığında takip durur.
4. Kayıt eksikliği: Kimin, hangi dosyayı, ne zaman kontrol ettiği genellikle hiçbir yerde yazılı değildir.

UYAP'ın kendi bildirimleri

UYAP Avukat Portalı, kullanıcıya çeşitli bildirimler gösterir ve bazı işlemler için SMS veya e-posta bilgilendirmesi sunar. Ancak bu bildirimlerin kapsamı tüm evrak türlerini içermeyebilir ve dosyadan bağımsız, dağınık bir liste halinde gelir. Bu yüzden birçok büro portal bildirimlerini ek bir kontrol olarak kullanır, tek kaynak olarak değil.

Otomatik yeni evrak takibi nasıl çalışır?

Otomatik yeni evrak takibi, dosyalarınızın evrak listesini düzenli olarak okur, önceki taramayla karşılaştırır ve yalnızca listeye yeni eklenen belgeleri size bildirir. Böylece "neyi gördüm, neyi görmedim" karşılaştırmasını yazılım yapar; siz yalnızca yeni olanlara bakarsınız.

Yöntem	Hız	Kapsam	"Yeni" tespiti	Büro paylaşımı
Elle dosya açma	Yavaş, dosya sayısıyla artar	Açtığınız dosyalar	Hafızaya dayalı	Yok
UYAP portal bildirimleri	Hızlı	Bildirim yapılan türler	Kısmi	Kişisel
Otomatik evrak takibi	Tarama sıklığına bağlı	Aktarılan tüm dosyalar	Karşılaştırmalı	Büro içinde paylaşılır

Bildirim ile indirme neden ayrı tutulmalı?

Yeni bir evrakın varlığını bilmek ile o evrakı indirmek iki farklı iştir. Her yeni belgeyi otomatik indirmek, gereksiz depolama ve UYAP tarafında fazla istek demektir. Doğru düzen, yeni evrak bildiriminin her zaman açık olması, indirmenin ise yalnızca ihtiyaç duyduğunuz evrak türleri için seçime bağlı yapılmasıdır.

Av. Asistan yeni evrakı nasıl bildirir?

Av. Asistan, UYAP ve UETS verisini tarayıcı eklentisiyle otomatik aktaran, Türk avukatlar için yapay zekâ destekli büro yönetim uygulamasıdır. Yeni evrak takibi bu aktarımın bir parçasıdır: dosyanıza yeni evrak düştüğünde bildirim alırsınız ve bu özellik varsayılan olarak açıktır.

Akış şöyledir:

1. Kendi oturumunuzla bağlanırsınız. Chrome eklentisi, UYAP'a kendi e-imzanızla girdiğiniz oturumu kullanır. E-imza ve PIN tarayıcıdan çıkmaz.
2. Dosyalar ve evrak listesi aktarılır. Kapak bilgisi (dosya no, mahkeme, yargı türü, durum), taraflar, duruşmalar, safahat ve evrak listesi dosyaya gelir.
3. Yeni evrak bildirilir. Önceki aktarımda olmayan bir evrak geldiğinde bildirim oluşur; ayrıca günlük özet e-postası ile o günün gelişmelerini toplu görürsünüz.
4. İndirme seçime bağlıdır. İsterseniz yalnızca seçtiğiniz evrak türlerinin indirilmesini açabilirsiniz; bildirim bundan bağımsız çalışır.
5. Büro içinde paylaşılır. Dosya büroda paylaşılıyorsa ilgili ekip üyeleri de aynı bilgiye ulaşır; Cmd+K aramasıyla dosyaya hızla geçersiniz.

Ayrıntılı özellik listesi için UYAP entegrasyonu sayfasına, tebligatların ekleriyle aktarımı için UETS e-tebligat entegrasyonu sayfasına bakabilirsiniz. Dosyadaki olay akışını görmek isterseniz UYAP safahat yazısı safahatın ne anlattığını ve sınırlarını açıklıyor.

Yeni evrak geldiğinde sonraki adım

Bildirim tek başına işi bitirmez. İndirdiğiniz bir bilirkişi raporu veya uzun bir dilekçe için Av. Asistan yapay zekâ asistanı belge özeti çıkarabilir ve aynı belge üzerinde soru sormanıza izin verir; taranmış belgelerde metni OCR ile çıkarır. Özet bir başlangıç noktasıdır, kaynak değildir; belgenin aslını okumadan işlem yapmayın. Taranmış belgelerle çalışmanın ayrıntısı için avukatlar için OCR yazısına bakabilirsiniz. Ceza dosyalarında yapay zekâ sunucu tarafında kapalıdır ve tebligatlar ile ekleri hiçbir koşulda yapay zekâya gönderilmez.

Hangi yeni evrak türlerine öncelik verilmeli?

Her yeni evrak aynı aciliyette değildir; öncelik, evrakın süre doğurup doğurmadığına ve dosyanın gidişatını ne kadar etkilediğine göre belirlenmelidir. Aşağıdaki tablo büro içi bir sınıflandırma için başlangıç noktası olabilir.

Evrak türü	Öncelik	Tipik ilk işlem
Bilirkişi raporu	Yüksek	İndir, oku, itiraz süresini tebligattan izle
Cevap / cevaba cevap dilekçesi	Yüksek	Sonraki dilekçe süresini planla
Ara karar, tensip zaptı	Yüksek	Kesin süre ve gider avansı talimatı var mı kontrol et
Gerekçeli karar	Yüksek	Kanun yolu süresini tebliğe göre takvime geçir
Müzekkere cevabı	Orta	Delil durumunu güncelle, müvekkile bilgi ver
Haciz, satış yazıları (icra)	Orta	Takip stratejisini gözden geçir
Vezne ve masraf belgeleri	Düşük	Mali kayıtla eşleştir

Bu sınıflandırmayı bir kez belirleyip büro içinde yazılı hale getirmek, sabah taramasını yapan kişinin her evrak için avukata sormasını gereksiz kılar. Evrak indirme ayarında da aynı mantığı kullanabilirsiniz: yüksek öncelikli türleri indirilecek türler olarak seçer, düşük öncelikli olanlar için yalnızca bildirimle yetinirsiniz. Böylece hem depolama hem de UYAP'a yapılan istek sayısı makul kalır.

Gerekçeli karar gibi kanun yolunu açan evraklarda süre çoğu zaman tebliğle başlar ve kısa olabilir; bu nedenle bildirimi görür görmez tebligat kaydını kontrol etmek iyi bir alışkanlıktır. Hukuki sürelerin hesabı, adli tatil dahil, Av. Asistan'da tahminle değil kural motoruyla yapılır. Kararın kendisini okurken dikkat edilecek noktalar için Yargıtay kararı nasıl okunur yazısına bakabilirsiniz.

Büroda yeni evrak takibi kimin işi olmalı?

Yeni evrak takibi, büroda açıkça bir kişiye veya role atanmış, kayıt altına alınan bir iş olmalıdır. Herkesin baktığı varsayılan bir iş, pratikte kimsenin bakmadığı bir iş olur.

Önerilen düzen:

• Günlük tarama: Sekreter veya asistan, her sabah yeni evrak bildirimlerini ve günlük özeti okur.
• Sınıflandırma: Her yeni evrak "bilgi", "işlem gerekli" veya "süre doğabilir" olarak ayrılır.
• Görev açma: İşlem gereken evrak için dosyanın sorumlu avukatına görev atanır; görev takvime ve hatırlatmaya bağlanır. Görev atama düzeni için hukuk bürosunda görev dağılımı yazısına bakabilirsiniz.
• Süre kontrolü: Süre doğurabilecek evraklarda tebligat geldiğinde süre, kural motoruyla hesaplanan süreli iş olarak takvime girer.
• Haftalık kontrol: Yönetici, açık kalan "işlem gerekli" evrakları haftada bir gözden geçirir.

Bu düzenin en önemli kazancı izlenebilirliktir. Bir evrakın ne zaman geldiği, kimin gördüğü ve hangi görevin açıldığı kayıtlı olduğunda, bir süre tartışmasında veya müvekkil sorusunda geriye dönüp bakmak kolaylaşır. Tek avukatlı bir büroda bile bu kayıt, izin dönüşü hangi dosyada ne olduğunu hatırlamak için değerlidir.

Otomatik takipte nelere dikkat etmelisiniz?

Otomatik takip, ancak aktarım düzenli çalıştığında güvenilirdir; bu yüzden aracın son ne zaman veri çektiğini bilmek gerekir. Dikkat edilecek noktalar:

1. Oturum: Eklenti sizin UYAP oturumunuzla çalışır; UYAP'tan çıkış yaptığınızda aktarım da durur. Düzenli olarak UYAP'a girmeniz takibi güncel tutar.
2. Kapsam: Hangi dosyaların aktarıldığını kontrol edin; yeni üstlendiğiniz bir dosya henüz aktarılmamışsa evrak bildirimi de gelmez.
3. Tebligatla karıştırmayın: Evrak bildirimi süre başlatmaz; süre için tebligat kaydına bakın.
4. Belgenin aslı: Bildirim, evrak türünü ve tarihini gösterir; içeriği değerlendirmek için belgeyi açın.

UYAP bağlantılı programların genel tablosunu görmek isterseniz UYAP entegre avukat programları yazısı farklı yaklaşımları karşılaştırıyor.

Yeni evrakı adliyedeyken de görebilir misiniz?

Evet; Av. Asistan'ın iOS ve Android mobil uygulamasında dosyalarınızı ve aktarılan bilgileri adliyede ya da yolda da görebilirsiniz. Aktarım masaüstündeki Chrome eklentisiyle yapılır, mobil uygulama ise aynı büro verisini gösterir. Duruşma arasında bir dosyaya yeni evrak düşüp düşmediğini kontrol etmek veya ekip arkadaşınıza atanan görevi görmek için bilgisayar başına dönmeniz gerekmez.

Pratik bir alışkanlık önerisi: güne günlük özet e-postasıyla başlayın, gün içinde bildirimlere bakın, akşam ise açık kalan "işlem gerekli" evrakları kısa bir listeyle kapatın. Bu üç adım, dosya sayısı ne olursa olsun yeni evrakın gözden kaçma ihtimalini belirgin biçimde azaltır.

Ayrıca okuyun: UYAP Avukat Portalı Kullanım Rehberi: Dosya, Evrak ve Harç İşlemleri, Müvekkile Dosya Durum Raporu Nasıl Hazırlanır?

Sık Sorulan Sorular

Dosyaya yeni evrak düşmesi süreyi başlatır mı?

Kural olarak hayır. Süreler, evrakın usulüne uygun tebliğiyle başlar. Yeni evrak takibi, tebligattan önce hazırlanmanızı ve tebligatı kaçırmamanızı sağlar; süre hesabını tebliğ tarihine göre yapın.

UYAP yeni evrak için bildirim gönderiyor mu?

UYAP Avukat Portalı bazı işlemler için bildirim ve bilgilendirme sunar; ancak kapsamı tüm evrak türlerini içermeyebilir. Güvenilir takip için evrak listesinin düzenli olarak karşılaştırılması gerekir.

Av. Asistan her yeni evrakı otomatik indirir mi?

Hayır. Yeni evrak bildirimi varsayılan olarak açıktır; evrak indirme ise ayrı bir ayardır ve yalnızca seçtiğiniz evrak türleri için çalışır.

E-imzam veya PIN'im uygulamaya gönderiliyor mu?

Hayır. Eklenti, UYAP'a kendi e-imzanızla açtığınız oturumu kullanır; e-imza ve PIN tarayıcıdan çıkmaz.

Yeni evrakları büro içinde herkes görebilir mi?

Dosya büroda paylaşıldıysa, o dosyaya erişimi olan ekip üyeleri yeni evrakı da görür. Görev atanan kişi de ilgili dosyayı görebilir.

Yeni gelen bilirkişi raporunu hızlıca nasıl okurum?

Raporu indirdikten sonra yapay zekâ asistanıyla özet çıkarabilir ve rapor üzerinde soru sorabilirsiniz. Özet yalnızca okuma kolaylığıdır; itiraz kararını raporun aslını inceleyerek verin.