Duruşma Takvimi Nasıl Yönetilir? Çakışma, Hatırlatma ve Ekip Paylaşımı

Duruşma takvimi yönetimi, büronun takip ettiği tüm duruşmaları tek bir takvimde toplamak, aynı gün ve saate düşen duruşmaları erken fark etmek, her duruşma için zamanında hatırlatma almak ve takvimi duruşmaya girecek kişiyle paylaşmaktır. En sağlıklı yöntem, duruşma bilgisini elle yazmak yerine UYAP'tan aktarmak ve takvimi büro içinde ortak tutmaktır. Elle tutulan takvimlerde en sık sorun, ertelenen duruşmanın yeni tarihinin işlenmemesi ve çakışmanın duruşma sabahı fark edilmesidir.

Bu rehberde duruşma bilgisinin kaynağını, çakışmaların nasıl yönetileceğini, mazeret ve yetki belgesi seçeneklerini, e-duruşma ve SEGBİS uygulamasını, hatırlatma düzenini ve ekip içi paylaşımı ele alıyoruz.

Duruşma bilgisinin güvenilir kaynağı nedir?

Duruşma tarih ve saatinin güvenilir kaynağı, mahkemenin ara kararı ve bu kararın işlendiği UYAP kaydıdır. Duruşma zaptında bir sonraki duruşma günü belirtilir; tarih UYAP Avukat Portalı'nda dosyanın duruşma bilgilerinde görünür. Tebligatla bildirilen duruşma günleri de vardır, özellikle ilk duruşma ve taraf değişikliği durumlarında.

Elle takipte bilgi genellikle üç yoldan takvime girer: duruşma çıkışında avukatın notu, zaptın sonradan okunması ve UYAP'ın kontrol edilmesi. Bu üç yoldan biri atlandığında, takvim gerçekle ayrışır. Bir duruşmanın ertelenmesi, saatinin değişmesi veya düşmesi, takvimde güncellenmezse sorun doğar.

Duruşma kaydında bulunması gereken bilgiler

• Mahkeme adı ve dosya numarası.
• Duruşma tarihi ve saati.
• Duruşma salonu veya e-duruşma bilgisi.
• Duruşmanın konusu (tanık dinlenmesi, bilirkişi raporu, karar duruşması gibi).
• Ara kararla verilen kesin süreler ve hazırlanması gereken işlemler.
• Duruşmaya girecek avukat.

Aynı saate düşen duruşmalar nasıl yönetilir?

Aynı saate düşen duruşmaları yönetmenin ilk koşulu, çakışmayı mümkün olduğunca erken görmektir; çakışma haftalar önce fark edilirse duruşmalardan biri için büro içinden başka bir avukat görevlendirilebilir, yetki belgesi verilebilir veya mahkemeye mazeret bildirilebilir. Çakışma duruşma sabahı fark edilirse seçenekler daralır.

Çakışma türleri

Durum	Örnek	Olası çözüm
Aynı adliye, yakın saat	Aynı binada 10.00 ve 10.15	Sıra durumuna göre iki duruşmaya da girmek; kalem ile iletişim
Farklı adliye, aynı saat	İki ayrı ilçede 10.00	Büro içinden başka avukat, yetki belgesi veya mazeret
Farklı il	Bir duruşma başka ilde	Uygunsa e-duruşma talebi, yerel meslektaşa yetki belgesi
Duruşma ile süre son günü	Duruşma günü istinaf süresi doluyor	Dilekçeyi önceden hazırlamak, iç teslim tarihini öne almak

Çakışma yalnız iki duruşma arasında olmaz. Duruşma gününe denk gelen bir kesin süre veya bilirkişi incelemesi de aynı gün içinde ayrı bir iş yükü yaratır. Bu nedenle duruşmaları ve hukuki süreleri aynı takvimde görmek önemlidir. Süre hesabının kurallarını hukuki süre hesaplama ve adli tatil rehberimizde anlattık.

Yetki belgesi ve vekâletin devri

Duruşmaya girmeyecekseniz, bir meslektaşa yetki belgesi verilebilir veya vekâletnamede yetki varsa vekâlet başka bir avukata tevkil edilebilir. Yetki belgesinin kapsamı ve hangi işlemler için yeterli olduğu Avukatlık Kanunu'na göre belirlenir.

Duruşmaya katılamayacaksanız mazeret nasıl bildirilir?

Duruşmaya katılamayacak avukat, mazeretini ve dayanağını gösteren bir dilekçeyle duruşmadan önce mahkemeye bildirir; mazeretin kabulü mahkemenin takdirindedir. Hastalık için hekim raporu, başka bir duruşma ile çakışma için o duruşmanın kaydı gibi belgeler eklenir. Mazeretin geç bildirilmesi veya belgesiz olması, reddedilmesine yol açabilir.

Hukuk yargılamasında taraflardan birinin duruşmaya gelmemesinin sonuçları HMK'da düzenlenmiştir; taraflardan biri gelmezse yargılamaya gelen tarafın talebiyle devam edilebilir, taraflar gelmezse dosya işlemden kaldırılabilir. Mazeretin haklı sayılması bu sonuçları önler.

Mazeret dilekçesinde bulunması gerekenler

1. Mahkeme, dosya numarası ve duruşma tarihi.
2. Mazeretin açık ve kısa anlatımı.
3. Mazereti destekleyen belge (rapor, diğer duruşmanın bilgisi).
4. Duruşmanın ertelenmesi talebi.
5. Uygunsa, duruşmada yapılacak işlemlere ilişkin beyanlarınız.

Ceza yargılamasında müdafinin ve katılan vekilinin mazereti ile duruşmaya katılmamanın sonuçları CMK kapsamında farklı değerlendirilir. Bu nedenle mazeret bildirimini yargılama türüne göre ayrıca kontrol edin.

E-duruşma ve SEGBİS duruşma takvimini nasıl etkiler?

E-duruşma, avukatın duruşmaya bulunduğu yerden UYAP Avukat Portalı üzerinden görüntülü olarak katılmasıdır; SEGBİS (Ses ve Görüntü Bilişim Sistemi) ise tanık, bilirkişi veya tutuklu gibi kişilerin başka bir yargı biriminden ses ve görüntü nakliyle dinlenmesine yarayan sistemdir. İkisi de fiziki yolculuğu azaltır ve farklı adliyelerdeki duruşmaların aynı güne sığmasını kolaylaştırır.

• Talep zamanı: E-duruşmaya katılım için genellikle duruşmadan önce portal üzerinden talep oluşturulur ve mahkemenin kabulü gerekir.
• Teknik hazırlık: E-imza, kamera, mikrofon ve bağlantı duruşma saatinden önce denenmelidir.
• Takvimde işaretleme: E-duruşmayla girilecek duruşmalar takvimde fiziki duruşmalardan ayrı işaretlenmelidir; yol süresi hesabı buna göre değişir.
• Hukuki dayanak: Hukuk yargılamasında ses ve görüntü nakli yoluyla duruşma HMK'da, ceza yargılamasında ise CMK'da düzenlenmiştir.

E-duruşmanın yaygınlaşması çakışma sorununu tamamen çözmez. Aynı saatte bir fiziki ve bir e-duruşma varsa, ikisine birden katılmak çoğu zaman mümkün değildir. Takvim yine de çakışmayı göstermelidir.

Duruşma hatırlatmaları ne zaman ve nasıl kurulmalı?

Duruşma hatırlatmaları iki amaca hizmet eder: hazırlık için önceden uyarmak ve duruşma saatinde son kontrolü sağlamak. Bu nedenle tek bir hatırlatma yeterli değildir; en azından bir gün önce ve duruşmadan kısa süre önce olmak üzere iki ayrı hatırlatma kurulması önerilir.

Zaman	Amaç
Bir hafta önce	Ara kararla verilen işlerin (tanık listesi, delil, masraf) tamamlandığını kontrol etmek
24 saat önce	Dosyayı okumak, duruşmaya girecek kişiyi teyit etmek, e-duruşma bağlantısını denemek
1 saat önce	Yola çıkış veya bağlantı için son uyarı

Av. Asistan, UYAP ve UETS verisini tarayıcı eklentisiyle otomatik aktaran, Türk avukatlar için yapay zekâ destekli büro yönetim uygulamasıdır. Uygulamanın UYAP entegrasyonu ile aktarılan duruşmalar takvime otomatik düşer ve duruşmadan 24 saat ve 1 saat önce bildirim gelir. Bir hafta önceki hazırlık kontrolü için büroda ayrı bir görev açabilirsiniz. iOS ve Android uygulamasıyla bildirimler adliyedeyken de görülür.

Duruşma takvimi ekip içinde nasıl paylaşılmalı?

Duruşma takvimi ekip içinde, herkesin aynı kaynağa baktığı ortak bir takvim olarak tutulmalıdır; her avukatın kendi defteri veya telefon takvimi, büronun bütününü göstermez. Ortak takvim, kimin hangi gün hangi adliyede olduğunu, çakışmaları ve boş zamanları görünür kılar.

Ortak takvimde iş bölümü

• Yürüten avukat: Dosyanın sorumlusu duruşmanın hazırlığından sorumludur.
• Duruşmaya giren avukat: Yürüten avukattan farklıysa takvimde ayrıca belirtilir ve dosyaya erişimi sağlanır.
• Sekreter veya asistan: Masraf, tanık listesi, belge hazırlığı gibi işleri takip eder.
• Yönetici: Haftalık takvimi gözden geçirir, çakışmaları ve yük dengesini kontrol eder.

Av. Asistan'da duruşmalar büro içinde paylaşılır. Büroda görev oluşturup birden fazla kişiye atayabilirsiniz; atanan kişi ilgili dosyayı görür, görev takvimde ve hatırlatmayla izlenir. Roller yönetici, avukat, sekreter ve asistan olarak ayrılır. Görev dağılımının kurulmasını hukuk bürosunda görev dağılımı, rollerin ayrıntısını büroda rol ve yetki yazılarımızda ele alıyoruz. Görevleri sütunlarla izlemek isterseniz kanban metodu yazımız da yol gösterebilir.

Duruşmadan sonra takvimde ne güncellenmeli?

Duruşmadan sonra takvimde üç şey güncellenmelidir: bir sonraki duruşma tarihi, ara kararla verilen kesin süreler ve bu sürelerden doğan görevler. Bu güncelleme duruşma günü yapılmazsa, birkaç gün içinde unutulma ihtimali artar.

1. Yeni tarih: Ertelenen duruşmanın günü ve saati takvime işlenir.
2. Ara karar: Zapttaki ara kararlar okunur; verilen kesin süreler süre takvimine eklenir.
3. Görevler: Tanık listesi, delil sunma, masraf yatırma gibi işler sorumlulara atanır.
4. Müvekkil bilgisi: Gerekiyorsa müvekkile duruşmanın sonucu ve sonraki tarih bildirilir.

UYAP'tan otomatik aktarım ilk maddeyi kolaylaştırır: duruşma kaydı UYAP'ta güncellendiğinde yeni tarih aktarımla takvime yansır. Dosyanın diğer gelişmeleri de safahat ve yeni evrak bildirimleriyle izlenebilir; safahatın nasıl okunacağını UYAP safahat yazımızda anlattık. Duruşma zaptı veya uzun bir bilirkişi raporu gibi belgeleri hızla gözden geçirmek için Av. Asistan yapay zekâ asistanı belge özeti çıkarabilir ve aynı belge üzerinde soru sormanıza izin verir. Özet, belgenin yerine geçmez; kesin süre ve ara kararlar zaptın kendisinden doğrulanmalıdır.

Tebligatla bildirilen duruşma günleri nasıl takip edilir?

Tebligatla bildirilen duruşma günü, tebligat ekindeki davetiyeden veya ara karardan okunur ve takvime işlenir; tebligatın kendisi aynı zamanda bir sürenin başlangıcı olabilir. Avukatlara gelen tebligatlar büyük ölçüde UETS üzerinden gelir.

Av. Asistan'ın UETS e-tebligat entegrasyonu tebligatları ekleriyle aktarır, tebliğ tarihini 7201 s.K. m.7/a'ya göre hesaplar ve dosya numarası eşleşirse tebligatı ilgili davaya bağlar. Böylece duruşma davetiyesi geldiğinde, aynı dosyanın UYAP'tan aktarılan duruşma kaydıyla birlikte görülür. Ayrıntılar için UYAP ve UETS tebligat takibi yazımıza bakabilirsiniz.

Adli tatilde duruşma takvimi nasıl değişir?

Adli tatil her yıl 20 Temmuz'da başlar ve 31 Ağustos'ta sona erer; bu dönemde hukuk mahkemelerinde kural olarak duruşma yapılmaz, ancak kanunda sayılan ivedi işler görülmeye devam eder. Bu nedenle temmuz ortası ile eylül başı arasında takvim seyrekleşir, eylülün ilk haftalarında ise yoğunlaşır.

Takvim planlamasında dikkat

• Eylül yoğunluğu: Tatilden hemen sonraki haftalarda aynı güne çok sayıda duruşma düşebilir; çakışmaları temmuz sonunda kontrol etmek işinizi kolaylaştırır.
• İvedi işler: Nafaka, ihtiyati tedbir, tespit ve tahliye gibi işlerde tatilde de duruşma olabilir; bu dosyaları takvimde ayrıca işaretleyin.
• Ceza yargılaması: Tutuklu işler gibi bazı ceza dosyalarında adli tatil duruşmayı durdurmaz (CMK m.331).
• İzin planı: Ekipteki izinleri ortak takvime işlemek, tatil döneminde ivedi bir duruşmaya kimin gireceğini önceden belirlemenizi sağlar.

Duruşmalarla birlikte sürelerin de adli tatilden etkilendiğini unutmayın. Süreli işler modülü hukuki süreleri tahminle değil kural motoruyla hesaplar ve adli tatili hesaba katar.

Ayrıca okuyun: E-Duruşma ve SEGBİS: Talep, Hazırlık ve Teknik Kontrol Listesi, Duruşmaya Hazırlıkta Yapay Zekâ: Dosya Özeti ve Soru Listesi

Sık Sorulan Sorular

Duruşmalar UYAP'tan takvime otomatik aktarılabilir mi?

Evet. Av. Asistan'ın Chrome eklentisi, kendi UYAP oturumunuzla eriştiğiniz dosyaların duruşmalarını aktarır; duruşmalar takvime otomatik düşer ve büro içinde paylaşılır.

Duruşma hatırlatması ne zaman gelir?

UYAP'tan aktarılan duruşmalar için duruşmadan 24 saat ve 1 saat önce bildirim gelir. Daha erken bir hazırlık hatırlatması için ayrı görev oluşturabilirsiniz.

İki duruşma çakışırsa ne yapılabilir?

Büro içinden başka bir avukat görevlendirilebilir, bir meslektaşa yetki belgesi verilebilir, uygunsa e-duruşma talep edilebilir veya belgeli bir mazeret dilekçesiyle erteleme istenebilir. Mazeretin kabulü mahkemenin takdirindedir.

E-duruşma ile SEGBİS aynı şey mi?

Hayır. E-duruşma, avukatın UYAP Avukat Portalı üzerinden duruşmaya görüntülü katılmasıdır; SEGBİS ise tanık, bilirkişi veya tutuklu gibi kişilerin başka bir yargı biriminden ses ve görüntü nakliyle dinlenmesini sağlayan sistemdir.

Duruşma takvimini sekreter de görebilir mi?

Evet. Duruşmalar büro içinde paylaşılır. Görev atadığınız kişi ilgili dosyayı görür; mali bilgiler ise yalnız yönetici rolüne açıktır.

Mobil uygulamada duruşma bildirimleri görülür mü?

Evet. Av. Asistan'ın iOS ve Android uygulamasıyla duruşma bildirimleri ve takvim adliyedeyken de görülebilir.